Política de tratamiento de datos personales

La presente Política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), la Ley 1098 de 2006 y la Resolución 8430 de 1993 del Ministerio de Salud, y se aplica a todo tratamiento de datos personales realizado a través de la plataforma HealthLab Monse.

Son Titulares de los datos los Estudiantes, sus Acudientes y los Docentes y Administradores que utilizan la Plataforma.

3.1 Datos de identificación y contacto

Nombres, apellidos, correo electrónico, fecha de nacimiento, sexo, grado y grupo. En el caso de los Acudientes, adicionalmente el parentesco con el Estudiante y el vínculo con este.

3.2 Datos sensibles

De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, la Plataforma trata datos sensibles relativos a la salud, a saber:

• Medidas antropométricas: peso, estatura, índice de masa corporal, perímetro de cintura y pliegues cutáneos tricipital y subescapular.
• Resultados de las pruebas de condición física: fuerza de prensión manual, salto de longitud a pies juntos, velocidad-agilidad 4×10 metros, test de ida y vuelta de 20 metros y consumo máximo de oxígeno estimado.
• Respuestas a los cuestionarios IPAQ, KIDSCREEN-27 —en sus versiones de estudiante y de padres— y SF-36, que comprenden información sobre estado de ánimo, bienestar emocional y relaciones familiares y sociales.

3.3 Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de los datos de menores de edad se realiza atendiendo al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Requiere la autorización previa del representante legal, otorgada después de que el menor haya ejercido su derecho a ser escuchado, valorada su opinión según su madurez y su edad.

3.4 Datos de uso y seguridad

Registros de las sesiones de entrenamiento realizadas e historial de los intentos de inicio de sesión —fecha, hora y resultado—, cuyo tratamiento resulta necesario para la seguridad de la cuenta y la prevención de accesos no autorizados.

3.5 Datos que no son objeto de Tratamiento

La Plataforma no recolecta fotografías ni videos de los Usuarios, datos de geolocalización, datos financieros ni datos biométricos de identificación. Los videos disponibles en la sección de entrenamiento son demostraciones de ejercicios grabadas por el Docente.

• 4.1 Crear y administrar la cuenta del Usuario, autenticarlo y prestar las funcionalidades de la Plataforma.
• 4.2 Registrar las evaluaciones de condición física y los cuestionarios, calcular sus resultados y ponerlos a disposición del Titular, de su Acudiente y del Docente responsable.
• 4.3 Realizar el seguimiento académico del área de Educación Física.
• 4.4 Adelantar el estudio de investigación en salud y actividad física aprobado por la Institución, previo consentimiento informado específico. Las publicaciones derivadas emplearán exclusivamente datos agregados o anonimizados.
• 4.5 Garantizar la seguridad de las cuentas y de la infraestructura.
• 4.6 Remitir comunicaciones operativas: verificación del correo electrónico, recuperación de contraseña y avisos sobre el servicio.

Los datos personales no se emplean con fines publicitarios ni comerciales, ni se venden, ceden o comercializan con terceros.

El Tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular o de su representante legal. Dicha autorización se recaba en el momento del registro mediante casilla de aceptación no preseleccionada, y queda registrada con la fecha, la hora y la versión del documento aceptado. El Titular puede solicitar copia de ese registro en cualquier momento.

El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni de datos de menores de edad, ni a responder las preguntas que versen sobre ellos. La negativa no genera consecuencia académica ni disciplinaria alguna.

Estas restricciones se aplican mediante políticas de seguridad a nivel de fila en la base de datos, y no únicamente en la interfaz de usuario.

El Responsable se apoya en el proveedor Supabase para los servicios de base de datos, autenticación y almacenamiento, que actúa en calidad de Encargado del Tratamiento y trata los datos únicamente conforme a las finalidades de esta Política.

Los servidores se encuentran ubicados en [país], por lo que existe una transferencia internacional de datos que el Titular autoriza expresamente al aceptar la presente Política.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o su representante legal tiene derecho a:

• 8.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable. Este derecho se ejerce, entre otros, sobre datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• 8.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe como requisito.
• 8.3 Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• 8.4 Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
• 8.5 Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que imponga su conservación.
• 8.6 Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Varios de estos derechos pueden ejercerse directamente en la Plataforma: la consulta y rectificación de los datos del perfil, la revisión del historial de accesos y la verificación de la versión aceptada de los documentos legales.

9.1 Canal y requisitos

Las solicitudes se remiten a [correo institucional] desde la dirección de correo registrada, indicando el nombre completo del Titular y, cuando corresponda, de su representante legal; la descripción de los hechos y la petición concreta; y una dirección de notificación. Podrán adjuntarse los documentos que se quieran hacer valer.

9.2 Consultas

Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de ese término, se informará al interesado, expresando los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9.3 Reclamos

Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, previa comunicación al interesado de los motivos de la prórroga y de la fecha de respuesta. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.

El Responsable adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para garantizar la seguridad de la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras: cifrado del tráfico mediante HTTPS, almacenamiento de contraseñas mediante funciones de derivación de clave, verificación del correo electrónico, limitación de intentos de inicio de sesión, control de acceso por rol aplicado en la base de datos y registro de auditoría de accesos.

En caso de incidente que comprometa datos personales, el Responsable lo comunicará a los Titulares afectados y a la autoridad competente en los términos previstos en la ley.

Los datos se conservarán mientras subsista la vinculación del Estudiante con la Institución y el uso de la Plataforma y, con posterioridad, durante [N] años con fines de verificación científica del estudio de investigación. Cumplido dicho plazo serán anonimizados de forma irreversible o suprimidos.

El historial de intentos de inicio de sesión se purga de forma automática una vez superado su periodo de retención.

La presente Política rige a partir del [fecha de aprobación]. Las modificaciones sustanciales se comunicarán dentro de la Plataforma y por correo electrónico con una antelación mínima de diez (10) días hábiles a su entrada en vigor, y se solicitará una nueva autorización cuando la modificación afecte la finalidad del Tratamiento.

El uso de la Plataforma se rige, además, por los Términos y Condiciones. La participación en el estudio de investigación se rige por el Consentimiento Informado, que se otorga y se revoca de forma independiente.